Si tuviera que elegir un solo método de gestión del tiempo, elegiría sin duda el time blocking, que viene siendo organizar nuestro tiempo en bloques de tareas.

Es la estrategia que yo utilizo en mi día a día y que me permite ser sin duda la persona más productiva que conozco.

Algunas de las cosas que consigo hacer en un día normal:

Trabajar 8 horas diarias (o a veces alguna más)
Tener mi casa limpia y ordenada
Hacer deporte
Cuidarme la piel y seguir la rutina coreana de belleza
Estudiar danés
Ver películas y series
Leer
Llevar un diario

Suena bien, ¿verdad?

¿Y si te digo que tú también puedes hacerlo?

 Aunque el año que viene lanzaremos un curso entero dedicado a la organización y gestión del tiempo, el time blocking ha sido una base para poder hacer todas esas cosas.

En qué consiste el time blocking

El time blocking es una técnica de productividad que consiste en organizar nuestro día en bloques de tiempo, destinando cada uno de esos bloques a una tarea o a un tipo de tarea.

Grosso modo, viene siendo un poco como los horarios de clases que teníamos en el cole, ya sabes: de 9 a 10 lengua, de 10 a 11 mates… ¿Y a qué conseguíamos aprender todo lo que debíamos?

Hace tiempo subí una foto de mi calendario semanal a Twitter y una amiga me dijo (textualmente): “Pero, ¿Cómo puedes vivir así?Puedo y lo hago porque sirve, porque funciona, porque me hace conseguir todo lo que me propongo.

Por qué es tan efectivo el time blocking

Ayuda a la concentración

Al saber lo que tenemos que hacer y cuánto durará dicha tarea, no será más fácil centrarnos en ella que si pensamos por delante un día entero de trabajo.

En el libro de Momo (un libro recomendadísimo, por cierto), nos cuenta la historia de Beppo Barrendero, un hombre mayor cuyo trabajo era barrer las calles de la ciudad donde vivía Momo. Beppo se tomaba la vida con mucha calma y solo pensaba en la siguiente media baldosa que tenía que barrer.

Podéis leer el fragmento completo en este enlace.

Te hace aprovechar más el tiempo

Al tener claro qué tenemos que hacer y cuándo lo tenemos que hacer, dejamos de perder mucho tiempo valioso pensando en ello.

Controlas mejor las horas disponibles

Al ser más consciente de en qué gasta tu tiempo, eres capaz de controlarlo mucho mejor, y también de fijarte en cuáles son tus distracciones más comunes y cuantas horas “pierdes” cada día.

Ayuda a crear turinas, y por ende, potencia el cerebro

Aquí voy a poner de ejemplo el experimento de Paulov.

Paulov hizo un experimento con perros: cada vez que les iba a dar de comer, agitaba una campanita. Después de un tiempo, los perros asociaron el sonido de la campanita con la comida y automáticamente, en cuanto la oían, comenzaban a salivar.

Y aunque te pueda parecer algo frío, los seres humanos somos iguales. Si tú te programas que cada día a las 9 de la mañana vas a escribir, al principio te costará y quizás la inspiración tarde en llegar. Pero pasado un tiempo, tu cerebro se acostumbrará a ello, ya no te costará tanto y la inspiración llegará sola.

Además, si también agrupas tareas para hacerlas juntas en un bloque (o incluso en un día), tu cerebro se dedicará a esa tarea y olvidará las demás, dando el 100% de él, cosa que no pasará si saltas de una tarea a otra.

Cómo crear tus horarios de bloques

1. Lista de tareas

Lo primero que debemos hacer es crear una lista de las tareas que debemos hacer habitualmente, tanto en nuestra vida como en nuestro trabajo y asignarles el tiempo que tardamos en hacerlas.

Si no sabes cuánto tiempo te lleva cada tarea, ¡no te preocupes! Anota un tiempo estimado de momento, te prometo que después de un tiempo usando el time blocking, sabrás mejor cuanto te lleva cada cosa.

Y si quieres hacerlo un poco más exacto, puedes controlar el tiempo que dedicas a cada tarea con aplicaciones como Toggl, una especie de cronómetro en el que puedes poner el nombre de la tarea que estás haciendo, e incluso organizarlas por clientes y categorías.

Este sería un ejemplo de las tareas que yo tengo que hacer en mi día a día:

Trabajo

Diseñar webs
Crear infoproductos
Escribir posts: 12 horas al mes
Crear y programar contenido para redes sociales: 16 horas al mes
Escribir las Newsletter: 2 horas a la semana (1 hora cada proyecto)
Formación
Formación de SinOficina: 1 hora todos los miércoles a las 19:00h
Revisar emails: 15 minutos cada mañana y cada tarde

Personal

Rutina mañana (levantarme, desayunar y desarrollo personal): 1 hora y media cada día
Rutina noche (ducha, cena y película): 3 horas al día
Aprender danés: 30- minutos al día
Limpieza casa: 1 hora al día
Deporte (y preparación, es decir cambiarme de ropa, sacar esterilla y poner vídeo): 1 hora cada día
Comida (preparar + comer viendo un capítulo de serie): 1 hora al día
Compra: 3 horas 1 vez a la semana

Tareas sin tiempo

Si te has dado cuenta, hay dos tareas a las que no he puesto tiempo, ¿por qué?

El diseño de webs depende mucho del flujo de trabajo que tengo, como no depende de mí sino de los clientes, es algo complicado de prever.

Crear infoproductos: esta tarea no tiene un tiempo definido, simplemente debo dedicarle el máximo tiempo posible ya que es la base de mi negocio.

Formación: no tiene un tiempo específico, simplemente es algo a lo que dedico un rato cada semana.

Niveles

Según mi método, este total de tareas se puede agrupar en 3 niveles:

Nivel 1: tareas fijas que las hago en un horario determinado y duran un tiempo determinado

Nivel 2: tareas que duran un tiempo determinado, pero no tienen un horario fijo

Nivel 3: tareas que no duran un tiempo determinado ni tampoco tienen un horario fijo

2. Colocar las tareas fijas

Una vez que tenemos ciertas tareas definidas, es hora de ir colocándolas en el calendario. Mi herramienta preferida para el time blocking es Google Calendar y con él haremos este ejemplo, pero puedes utilizar otros calendarios, hacerlo en un Excel o incluso a mano.

Las ventajas de Google Calendar (y de otros calendarios online) es que primero, puedes tenerlos sincronizados en varios dispositivos y además en caso de modificar tu rutina o tareas, es muy sencillo hacerlo.

Código de colores

Personalmente, me gusta utilizar un código de colores para poder ver de una sola ojeada el día que me espera.

 Yo utilizo los siguientes colores:

Azul para todo lo que sea cuidar de mí y de mi casa: azul pastel para las comidas y la higiene, azul clarito para el deporte y azul oscuro para las tareas de casa.
Naranja para la formación
Rojo para mi grupo de teatro
Amarillo para hacer la compra
Morado para eventos personales
Verde para escribir: verde clarito para los posts y verde oscuro para los infoproductos
Rosa salmón para todos los temas de comunicación: emails, redes sociales…

time blocking - calendario 1

3. Tareas de nivel 2 y 3

Una vez que están colocadas las tareas fijas, debemos ir a por las de los siguientes niveles.

Tareas de nivel 2

Escribir posts: 12 horas al mes – Tardo 4 horas en escribir los posts de este blog y 8 horas en los posts de Be the best you. Los de AzulChocolate los escribo la primera semana del mes y los de Be the best you, cada dos semanas.

Por tanto, esta tarea la desglosamos en dos:

Posts Azulchocolate: 4 horas 1 vez al mes

Posts Be the best you: 4 horas cada 2 semanas

Además, me gusta escribir un poco cada semana, así que escribiré los posts en tres semanas diferentes. 

Crear y programar contenido para redes sociales: 16 horas al mes – Me gusta irlos haciendo cada semana para dar información fresca.

Por tanto, partiendo de que cada mes tiene 4 semanas: 16/4 = 4. Le tengo que dedicar 4 horas cada semana.

Compra: 3 horas 1 vez a la semana. Me gusta hacerla los fines de semana, concretamente los sábados por la mañana.

Así que teniendo en cuenta esto, seguiría completando mi calendario así:

time blocking - calendario 2

Tareas de nivel 3

Crear infoproductos: Es la tarea más importante de mi negocio, así que debo dedicar a ella bastante tiempo.

Formación: Quiero dedicarle un rato a la semana, y creo que los viernes pueden ser una buena opción ya que son días en los que el cerebro está más flojo pensando ya en el fin de semana.

Diseñar webs. Es una tarea que no depende para nada de mí, así que, ¿qué puedo hacer con ella? Puedo dejar, por ejemplo, unas horas a la semana para “apagar fuegos” y hacer en ese tiempo las tareas de mantenimiento que van surgiendo (actualizar algo, retocar un texto, etc.,) y hacer ahí el diseño web cuando tenga algún proyecto.

Así que mi calendario definitivo quedaría así:

time blocking - calendario 3

Los fines de semana me los dejo más libres ya que aunque me gustan los horarios, tampoco estoy en la mili 😉

4. Revisar

Ya tenemos montado nuestro primer sistema de time blocking, ¿y ahora qué? Como buena fanática de las revisiones, tendremos que hacer lo mismo con el calendario.

 Hazlo durante una semana, y a la semana siéntate y reflexiona:

¿Lo has cumplido?
¿Qué tareas te han llevado más tiempo del que pensabas?
¿Cuáles te han llevado menos?
¿Hay alguna tarea de nivel 2 o 3 que debería ir en otro horario?
¿Las has hecho demasiado rígido y te has quedado sin tiempo para algo?

Haz los cambios que necesites, vuelve a probarlo otra semana y revisa otra vez. Verás cómo después de un mes, has encontrado tus rutinas y fluyes sin esfuerzo.

Conclusión

Soy consciente de que a nivel de gestión de tiempo soy una afortunada (trabajo en mi casa, no tengo hijos…) pero si tu situación no es tan «simple» como la mía, estoy segura de que también te vendrá bien este método.

La cuestión es probarlo y dar con la tecla adecuada para ti 😉

PD.Para los cotillas: el horario que pongo de ejemplo no es el mío real, aunque me he basado en él para hacerlo 😉

¿Habías probado este sistema antes? ¿Qué te parece?