Cuando hablamos de organización, a menudo pensamos solamente en nuestro espacio físico: la cocina, el escritorio… Todo eso está muy bien, pero ¿qué pasa con nuestro espacio virtual? ¿Por qué no prestamos la misma atención a organizar nuestro ordenador?

 Si es tu caso, que mantienes tu casa más o menos recogida (o al menos lo intentas), pero enciendes el ordenador, hay 14.000 carpetas y nunca encuentras nada, sigue leyendo, este post es para ti.

Una pizca de motivación

Lo primero de todo es buscar unos fondos de pantalla que te hagan sentir motivado. Yo soy muy fan de las presentaciones que cambian cada cierto tiempo, o de los fondos blancos, sin muchas distracciones.

El escritorio

El escritorio lo mejor es tenerlo despejado: al igual que vaciamos de papeles nuestro escritorio de madera, debemos hacer lo mismo con el virtual, ya que aparte de poco útil y antiestético, el tenerlo lleno puede incluso hacer que nuestro ordenador vaya más lento (podéis leer más sobre ello en este post de Xataka).

Recomiendo dejar aquí solamente los documentos que uses cada día y las aplicaciones más importantes.

Otra opción (mi preferida) es tener en el escritorio aquellos programas y documentos que quieras tener a la vista, pero no sean de uso diario.

Yo por ejemplo, solo tengo en él la aplicación de Zoom (imprescindible en esta cuarentena 😂), la papelera de reciclaje y un juego online al que jugaba mucho durante el confinamiento y que por alguna razón no me aparecía al introducir el nombre en el buscador… 🤔

La barra de tareas se convertirá en nuestra amiga: aquí tendremos los accesos más relevantes (aquí sí tengo las cosas de uso diario). Aunque dependerá de cada persona y del uso que le da a su ordenador, personalmente recomiendo dejar aquí: la herramienta de recortes, el navegador, la carpeta de documentos (que debería de ser nuestra principal carpeta), el correo, Excel y Word. (Yo también tengo el Photoshop, pero como digo, depende de las necesidades de cada persona).

organizar ordenador - escritorio

Las carpetas básicas

Al igual que con las carpetas reales, estas también os aconsejo organizarlas por temáticas claras. Algunas de las carpetas más comunes y que recomiendo que no deben faltar son las siguientes:

Cosas de casa

Extracto mensual del banco, copias de recibos y facturas, declaraciones de la renta… Yo la organizo por casas (como ya he comentado, me he mudado MUCHAS VECES), pero puedes organizarla por suministros (carpeta de gas, de luz, de agua, etc.), por tipos de documentos (recibos, facturas, tickets, declaraciones…) o incluso por años. Lo importante es que dejes de perder el tiempo buscando esa factura de luz del año de la pera que te piden para no sé qué solicitud y lo tengas todo mucho más accesible.

Cursos e ebooks

Si eres como yo fan de la formación continua, esta carpeta no debe de faltar en tu ordenador. Dentro de esta carpeta, los diferentes materiales se pueden organizar por temáticas según la materia del curso (desarrollo personal, fotografía, marketing, etcétera) y por el nombre de cada curso.

Así por ejemplo, dentro de la carpeta temática “Blogging” podríamos tener las carpetas “Triunfagram” (un curso sobre Instagram de Vilma Nuñez) o “Yo, blogger” (un ebook que tuvo en venta Carmen de MLC estudio).

organizar ordenador - carpeta cursos

Fotos

Estas las recomiendo organizar por años y fechas. Por ejemplo; Carpeta “Año 2013” → “05-29 Graduación Bachillerato”.

Poner las fechas “al revés” personalmente me salvó la vida –sí, soy muy exagerada- ya que permite que las carpetas automáticamente se ordenen de inicio del año a final, mientras que, si las pusiésemos con su fecha normal, nos podría salir antes una foto del 2 de noviembre (02/11) que una del 28 de febrero (28/02) volviendo así el desorden a nuestras carpetas.

 Otras carpetas que suelo añadir son las temáticas de cada año: cuando no tengo clara la fecha, en caso de viajes o cuando son fotos más… del día a día (comida, naturaleza, cosas de casa, etc.).

organizar ordenador - fotos

Libros electrónicos (si tenemos uno)

Aquí debemos guardar solo aquellos ebooks que aún no hayamos metido en el dispositivo, una vez que estén metidos en el lector deben ir a la papelera.

Trabajo

Esta carpeta la debemos tener tanto si somos trabajadores en remoto, como si somos freelance o trabajamos por cuenta ajena. Es importante para guardar documentos “genéricos” relacionados con el trabajo en general como puede ser tu currículo o la carta de presentación. Además, si trabajas por cuenta ajena, es una buena carpeta para guardar contratos o nóminas…

Fondos de pantalla

Si como yo, sois fans de las presentaciones, es imprescindible una carpeta para guardar esas imágenes que se deben ir reproduciendo.

Carpetas para el trabajo

Además de las carpetas básicas que debe de tener cualquier persona, si trabajas desde casa o eres emprendedor te recomiendo tener las siguientes carpetas:

Documentación

organizar ordenador - documentos

Carpeta totalmente imprescindible si trabajas por cuenta propia, también puede ir dentro de la carpeta de “Trabajo”.

En ella deben ir:

Presupuestos
Contratos
Acuerdos de confidencialidad
Facturas (hechas y recibidas)
Plantillas (si las tienes, yo por ejemplo tengo unas plantillas tanto para hacer presupuestos como para sacar facturas)
Documentación de Hacienda: IVA, IRPF, etc.

Clientes

Esta carpeta es importante si tu trabajo implica tener archivos de los clientes.

Tanto los clientes activos actualmente como aquellos cuyos trabajos hayamos terminado, deben tener su propia carpeta dentro de “Clientes”.

En ellas debemos guardar principalmente la documentación relativa a cada cliente (presupuestos, contratos, facturas, etc.) y en caso de que el servicio que les prestamos incluya elementos gráficos o de texto, los mismos. Es decir, yo (por si no lo sabéis), aparte de esto, diseño webs para clientes, por tanto, me es importantísimo tener todos los recursos de dichas webs organizados (imágenes, textos, etc.). Lo mismo pasará si eres copywriter, ilustrador…

Si el servicio que prestas, por ejemplo, no implica ninguna cosa de estas, lo mismo no necesitas tener una carpeta específica para cada cliente.

Se me ocurre por ejemplo un psicólogo: quizás puedes organizar las facturas simplemente en la carpeta de “Documentación” … Aunque si tomas notas y cada paciente tiene su expediente en tu ordenador, sigues necesitando una carpeta específica para cada uno de ellos.

Un buen ejemplo sería un fontanero, que no necesita una documentación específica para cada cliente: simplemente guardar las facturas y presupuestos. En este caso no necesita la carpeta “Clientes”, le basta con la carpeta “Documentación”.

Como siempre digo:

Yo os doy las bases, pero, al fin y al cabo, cada caso es diferente y debe adaptarse a sí mismo esas bases.

De todos modos, si tienes cualquier duda, no dudes en escribirme y te la resolveré 😊

Diseño

organizar ordenador - diseño

Esta carpeta es imprescindible para cualquier emprendedor, ya que en ella debemos guardar todo lo relativo al diseño gráfico de nuestro proyecto o proyectos.

 Algunas de las cosas que deben de ir ahí son:

Fuentes y tipografías
Imágenes: tanto las de licencia libre como las compradas y las realizadas por nosotros o un fotógrafo. Yo tengo dos carpetas, una con las que tienen la temática o colores de mis proyectos y otra con mis fotos (para las páginas donde necesito dar la cara, los “sobre mí” y algunas redes sociales).
Colores corporativos
Logotipos, cabeceras y sus diversas variaciones
Textos: aunque esta carpeta puedes guardarla en otro sitio si te entiendes mejor, este es un buen sitio para tenerla. En ella deben ir todos los textos de nuestra web si la tenemos).

Posts

Si tenemos un blog, esta carpeta es totalmente imprescindible. En ella debemos tener:

Los posts que estamos escribiendo actualmente
Los posts ya publicados
Los borradores

Personalmente, recomiendo que cada post tenga su propia carpeta cuyo nombre sea “Fecha del revés – Nombre del post” (por ej., 2020-06-04 Organizar ordenador) y dentro guardar un documento con el texto del post y las imágenes que acompañarán a dicho post (es importante guardar tanto las originales como las imágenes definitivas que subimos a la web por si algún día tenemos un problema, o necesitamos modificar el diseño, que no nos volvamos locos).

Redes sociales

Otra carpeta que me parece muy importante si tenemos presencia en ellas.

En ellas tendremos:

Plantillas
Posts programados para un futuro
Posts antiguos

Cómo organizo yo mis proyectos

Yo, como tengo varias webs, tengo una carpeta dedicada a cada una de ellas y las organizo así:

mi organización ordenador

Espero que este post (que ha quedado algo largo) te ayude a tener mejor organizadas todas las carpetas de tu ordenador y te sea más sencillo encontrar lo que necesitas.