Desde que descubrí Trello, se ha convertido en mi principal herramienta de trabajo y organización en mi día a día.

Teniendo en cuenta que, a parte de mi vida personal, tengo actualmente abiertos tres proyectos profesionales que tienen cada uno varios subproyectos, necesitaba una herramienta que me permitiese diferenciar bien cada una de estas áreas.

Las 6 partes de la organización con Trello

Tableros: son los proyectos que tenemos abiertos, tanto personales como profesionales

Columnas: Dentro de cada tablero podemos añadir columnas según si una tarea está hecha o en proceso, o según la temática, la categoría o el tema al que pertenezca.

Etiquetas: Cada tarea puede ser etiquetada según los criterios que mejor nos vengan en la división de nuestros proyectos. Con esto facilitamos el poder localizarlos fácilmente y que nos resulte más sencillo (y también agradable) a la vista.

Tarjetas: Es lo que yo denomino “tareas”.

Checklist: Las podemos meter dentro de cada tarea (también llamada tarjeta) de nuestro tablero. Lo más cómodo de estas es que podemos copiarlas de una tarea a otra. Así, si siempre tengo que hacer lo mismo cuando preparo un post, puedo copiarme la misma checklist en todas las tarjetas de mis posts.

Complementos: En Trello los llaman Power-Ups y son herramientas que ayudan a complementar esta herramienta. Puedes tener uno instalado con el plan gratuito. Si desea instalar más, tendrás que pasarte al plan de pago.

organizarse con los tableros de trello

Los tableros de Trello

En Trello llamamos tablero a cada uno de los proyectos que tenemos abiertos. Yo los utilizo de este modo:

Tableros generales

To do

Es el tablero que utilizo para todas aquellas tareas puntuales que tengo programadas a corto, medio y largo plazo.

Lo tengo dividido por columnas según la categoría a la que pertenecen (marketing, legal, facturación, infoproductos, personal, etc). Esto facilita que el día que quiera dedicarme por ejemplo a marketing pueda hacer todas las tareas de marketing de una vez.

Además, tengo otra columna para tarea a largo plazo sin fecha que simplemente deben ir haciéndose en algún momento..

Unido a esto, tengo cada tarea identificada con su correspondiente etiqueta de color para saber a qué proyecto laboral o personal pertenecen.

Si alguna de estas tareas es un subproyecto que requiere de mucho trabajo, le hago un tablero propio (como veremos más abajo en Subproyectos).

Calendario editorial

Aquí gestiono todas las publicaciones del blog así como de las redes sociales correspondientes.

Estas tienen su fecha de publicación cerrada normalmente, y el calendario lo tengo sincronizado con Google Calendar para así poder ver en todas mis plataformas las publicaciones del día.

Este tablero lo tengo dividido en columnas según la red social a la que pertenezcan (volvemos a las tareas de proximidad: si tengo que hacer cosas con Facebook, tardaré menos si preparo todas las publicaciones de una vez y las programo todas juntas).

Aparte de las columnas, también cada tarea cuenta con su correspondiente etiqueta para ver a qué proyecto pertenece: azul para Color AzulChocolate, amarillo para Be the best you, etcétera).

organizarse con trello - columnas y etiquetas

Tableros para subproyectos

Comenté en los propósitos de año nuevo que estaba trabajando en un método de organización de hogar, así como en uno de armario y estilo. Aunque estos proyectos son parte de Color AzulChocolate, son tan complejos que necesitan su propio tablero para organizarse.

Proyecto hogar

Este lo tengo dividido en columnas según la estancia de la casa a la que corresponda cada tarea: salón, cocina, baño, etcétera.

Además, tienen etiquetas según el tipo de tarea que sea: si es de organización, de limpieza, de decoración, etc.

Proyecto armario

Sobre este proyecto no puedo (ni quiero) revelar demasiado, pero os puedo contar que al ser un curso, cada columna es una sección del mismo y las tareas, tal como ocurre con otros tableros, están etiquetadas según la categoría o temática a la que corresponda cada tarea.

Tablero personal

Aquí tengo recogidos todos los objetivos que me he puesto, tanto a corto plazo como a medio y largo.

Los tengo divididos en columnas según sus categorías:

Libros: libros que me quiero leer y que tienen fecha límite, como pueden ser libros para posts de los blogs o libros para el club de lectura de Sin Oficina.

12 Semanas: Ya te hablé aquí del Planificador de 12 semanas de María José Soto. En esta columna tengo agendadas las tareas que corresponden a dicho planificador y que tienen una fecha específica.

La Rueda de la Vida: Estas son columnas por cada área de mi vida (personal, pareja, familiar, etc) con objetivos que a día de hoy espero conseguir en dichas áreas.

Como ves son bastantes los usos que se le puede dar a una herramienta tan potente como Trello. ¿Tú la utilizas? ¿Me recomiendas alguna otra función?