1. Tareas complementarias
Uno de los consejos que da David Allen en su libro “Organízate con eficacia” es que siempre pongamos juntas las tareas similares para poder hacerlas a la vez. Por ejemplo, una lista de gente a la que llamar, otra de mails que responder, etc.
Las principales ventajas de este tip son:
♦ Al tener todas las tareas similares juntas, perderemos menos tiempo cambiando de lugar, de organización o de tarea simplemente.
♦ Teniendo que hacer juntas las tareas de una misma categoría nos evitará que nos dispersemos perdiéndonos en diecisiete tareas que se nos han ocurrido por el camino. Cuando toca llamar, toca solo llamar.
2. La regla de los 2 minutos
Otra aportación de David Allen y de su maravilloso método es la regla de los 2 minutos, que no puede ser más sencilla:
Si algo te lleva menos de 2 minutos → hazlo.
Vas a tardar mucho más tiempo si te dedicas a anotarlo, archivarlo, o delegarlo, así que mejor quitárselo de encima cuanto antes y tener una cosa menos en la cabeza.
3. Reducir las notificaciones
El whatsapp es suficiente con consultarlo 3 veces al día: por la mañana, mediodía y al acabar la jornada laboral. Podemos indicar a nuestros amigos y familiares que si tienen un asunto urgente nos llamen. Te aseguro que no pierdes nada importante y el mundo no se acaba.
Correo electrónico
Lo mismo pasa con el correo electrónico. Vivimos demasiado mal acostumbrados a esta sociedad de prisas e inmediatez, donde pides un sándwich a las 4 de la mañana y en 15 minutos lo tienes en casa, la gente se localiza por whatsapp en cuestión de segundos, y Amazon te trae cualquier cosa que necesites a lo largo del día.
Pero, ¿cuánto tiempo pierdes revisando cada día tus correos electrónicos? Elimina las notificaciones y ponte unos horarios estrictos para revisarlo: te aseguro que no está en peligro la vida de nadie y si alguien estaba interesado en algo, lo seguirá estando en 2 horas.
Y si la cantidad de correo es demasiado abrumadora, quizás deberías plantearte delegar esta tarea en un asistente físico o virtual.
4. Sí al multitasking inteligente
Lo sé, en todas partes te dicen que el multitasking es malo y que hay que huir de él como si del mismo demonio se tratase, pero ven, y te contaré un secreto 🤫:
El multitasking bien hecho es una poderosa herramienta de productividad.
Imagina por ejemplo que tienes que preparar una factura y además tienes que hacer una consulta a alguien:
SIN MULTITASKING INTELIGENTE
Preparas la factura, y posteriormente haces la consulta. Luego te quedas esperando sin nada que hacer mientras te responden al correo.
CON MULTITASKING INTELIGENTE
Haces la consulta, preparas la factura. Mientras la preparas, te responden la consulta. No hay tiempo muerto.
La conclusión de este punto sería que, si hay algo que se puede hacer solo, mientras tú haces otra cosa, ponlo a trabajar antes de empezar lo que debes hacer tú.
5. Trágate el sapo
Te despiertas por la mañana y tienes que preparar 4 facturas, pero estás dormido y no te apetece mucho, ya lo harás después. Llegan más tareas, te reclaman las facturas, cada vez urgen más, te agobias al mirarlas, sientes ganas de terminar la jornada laboral, uf, ya es la hora de la siesta, ahora estás amodorrado y no apetece mucho, ya lo harás mañana. Y dejas la tarea para mañana, y así la sigues posponiendo hasta hacerla en el último momento deprisa y corriendo, o no hacerla nunca.
Te suena la historia, ¿verdad?
Por eso Brian Tracy nos hace esta pregunta en su libro “Tráguese ese sapo”: si todos los días tuvieras que tragarte un sapo, ¿cuándo preferirías hacerlo? ¿No es mejor hacer la tarea desagradable a primera hora y no estar pensando el resto del día en ella?
En este libro, el autor nos habla de los 3 factores que más influyen en nuestra gestión del tiempo: decisión, disciplina y resolución; y nos da 21 claves para mejorar nuestra eficacia.
6. La agenda siempre a mano
No hay nada más incómodo y que nos haga perder más el tiempo que estar haciendo una tarea, que se nos ocurra otra, ir a hacerla, interrumpir la primera, acordarnos de otras tres… Por eso una de mis recomendaciones más importantes es tener siempre una agenda del estilo página/vista para poder anotar todas esas tareas tontas que se nos ocurran para ni olvidarlas ni interrumpir por ellas lo que estábamos haciendo.
7. No leer las noticias
Esta fue una de las lecciones que más me costó aprender del libro “La semana laboral de 4 horas” de Tim Ferris. Yo era de las que leía varios periódicos cada mañana para enterarme de todas las noticias y con la mayor objetividad posible.
Y sin embargo el dejar de hacerlo ha sido algo muy positivo: paso las mañanas de mejor humor al no empezar con cataclismos el día y aseguro que si pasa algo importante en el mundo, bien por mis conocidos, bien por alguna red social, siempre me acabo enterando.
¿Tú haces alguna de estas cosas? ¿Qué opinas de ellas? ¿Tienes alguna recomendación más que hacerme para ser más productiva?
